7 подходов для эффективных внутренних коммуникаций в команде

Команда

7 подходов для эффективных внутренних коммуникаций в команде

Основа управления компанией заключается во внутренних коммуникациях. Как правильно наладить взаимодействия внутри стартапа и создать единый эффективный механизм?

Поделиться
Запинить
Отправить

Стартап и внутренние коммуникации

Внутренние коммуникации — процесс постоянного обмена информацией между сотрудниками компании. Внутренние коммуникации в организации могут быть вертикальными (передача информации от руководителей к подчиненным и обратно) и горизонтальными (передача информации в отделах, среди коллег или между отделами). В свою очередь, стартапы отличаются от крупных компаний тем, что здесь больше личных горизонтальных взаимодействий. Будем отталкиваться от этого.

Единое информационное пространство — путь к эффективным внутренним коммуникациям

Стратегия формирования единого информационного пространства представляет собой решение следующих специфических задач:

  1. формирование единых стандартов поведения в соответствии с корпоративным кодексом и этикой компании;

  2. преодоление коммуникативных разрывов как по горизонтали, так и по вертикали для достижения взаимопонимания на всех уровнях;

  3. получение обратной связи от персонала компании (каждый работник должен понимать, что его мнение важно и будет учитываться, и сотруднику необходимы удобные инструменты для донесения этого мнения и оперативного получения обратной связи);

  4. повышение лояльности сотрудников.

Но какие инструменты необходимо использовать, чтобы разом решить данные задачи?

Инструменты эффективных коммуникаций

Актуальные внутренние коммуникации должны быть простыми и понятными, регулярными, своевременными и достоверными. Внутренние коммуникации должны передавать исчерпывающую информацию и улучшать психологический климат в коллективе. Система внутренних коммуникаций будет эффективно функционировать, если использовать следующие группы инструментов:

  1. аналитические (анкетирование, обратная связь, мониторинг персонала и т.д.);
  2. информационные (интернет-сайты, корпоративный сайт, СМИ, стенды, сообщения и т.д.);
  3. коммуникативные (корпоративные праздники, корпоративное обучение, тренинги, профессиональные конкурсы, соревнования и т.д.);
  4. организационные (совещания, собрания, выступления руководства, разработка и внедрение корпоративных стандартов и т.п.).

Разберемся поподробнее.

#1 Электронная почта - не главный способ внутренней коммуникации

Корпоративную электронную почту давно считают одной из самых эффективных форм коммуникации среди работников. Хотя многие организации еще верны этому способу, другие стараются сокращать объем переписки в пользу более простых и эффективных способов общения. Это объясняют необходимостью ускорить и упростить решение насущных задач.

#2 Мессенджеры – необходимость

Онлайн-чаты предоставляют возможность оперативно делиться информацией, в том числе документами, изображениями, проводить обсуждения, узнавать мнения. Так, для стартапов с небольшим числом сотрудников на борту, которые работают над единым проектом, отлично подойдут онлайн-чаты типа Slack, Skype, WhatsApp и пр.

#3 Общие собрания необязательно должны быть формальными

Сотрудникам важно понимать, что делают те или иные отделы, чтобы не сбиваться с общего курса. Общие собрания — базовая и одна из самых значимых составляющих в управлении коммуникациями. Этот инструмент позволяет поддерживать на необходимом уровне осведомленность сотрудников о внутренних процессах, результатах и планах, задавать вопросы и находить ответы на них, выявлять сложности и при необходимости корректировать последующую работу.

Для небольшой компании собрать всех вместе гораздо легче. Такие собрания необязательно должны быть строго формальными, это может быть и просто совместное чаепитие с обсуждением насущных вопросов. Чтобы собрание было плодотворным и не перетекло в увлекательные разговоры «о жизни», лучше доверить его проведение модератору.

#4 Самые простые доски

Хорошо оформленная, организованная и своевременно обновляемая доска объявлений является эффективным, удобным и недорогим способом коммуникации с персоналом, особенно с теми сотрудниками, которые не имеют доступа к компьютеру на своем рабочем месте.

Кроме того, существует множество электронных вариантов простых досок. Так, например, минималистическое приложение Trello. Сервис предоставляет пользователям набор досок с разноцветными метками, которым можно присваивать имена. Система работы с Trello наследует принципы японской системы Канбан. Также в приложении возможны такие функции, как написание комментариев под каждой темой, прикрепление файлов, создание чек-листов и назначение сроков на выполнение задачи.

#5 Группы в социальных сетях вместо корпоративного портала

Еще одно эффективное средство коммуникации в компании на сегодняшний день — закрытые группы в социальных сетях (например, в Facebook или Вконтакте). Это полноценный рабочий инструмент, предоставляющий быстрый и удобный доступ к информации, которая нужна постоянно. Кроме того, так же, как на корпоративном портале, там могут храниться данные о проектах и решениях компании, это своего рода единый информационный центр. В подобных сообществах может быть библиотека с аналитикой и нормативной документацией, материалы и пр.

#6 Группа межфункциональной поддержки

Даже маленьким фирмам будет интересен опыт, который широко используют средние и крупные компании, например, создание группы межфункциональной поддержки. Такие внутрикорпоративные сообщества объединяют сотрудников разных отделов, которые делятся опытом, приобретенным при работе над прежними проектами, там проводят мозговые штурмы в поисках новаций или усовершенствований.

Эти группы ломают жесткую иерархию. При такой корпоративной культуре различные отделы не сваливают вину друг на друга.

Исследования показали, что наличие этих сообществ в корпорациях (American Express, Accenture, Merck) снижает текучку кадров, повышая при этом вовлеченность персонала. И стартапу стоит вести себя как крупная компания — так он скорее станет действительно крупной.

#7 Удаленные сотрудники – неотъемлемая часть развития

При удаленной работе эффективным и удобным способом коммуникации является использование аудиоконференц-связи (Skype, Google Hangouts) и сервисов редактирования файлов (например, Google Docs). Материал могут одновременно просматривать и редактировать сразу несколько сотрудников: действия каждого из них видны всем участникам конференции, параллельно может вестись обсуждение процесса.


Кроме того, при необходимости можно использовать терминальный доступ (например, TeamViewer), когда на монитор домашнего компьютера выводится информация со стационарного рабочего места. В этом случае можно воспользоваться всеми нужными функциями, и разница с работой в офисе практически не ощущается.

Чтобы сотрудники были синхронизированы во времени и могли оперативно обращаться друг к другу по возникающим вопросам, желательно заранее обговорить правило: они должны быть доступны хотя бы по одному из видов связи в четко установленное работодателем время (например, с 9:00 до 18:00).

Кейсы

Рассмотрим два совершенно разных примера внутренних коммуникаций, обусловленных масштабами и спецификой компании.

Анатолий Ульянов, начальник порта ВТС в интервью boodet.online:

«В Группе компаний ВТС (с активным персоналом в ~50 человек) большой потребности в серьёзной работе над внутренними коммуникациями пока нет и инструментов вроде мессенджеров, корпоративной почты и маркерной доски достаточно».

Янис Дзенис, PR-директор Aviasales в этом интервью:

«Кроме Aviasales у нас есть ещё три бренда, а количество продуктов не всегда можно посчитать. Добавим к этому географию: мобильная разработка находится в Санкт-Петербурге, кто-то из программистов на лето уезжает в Москву, поддержка работает из Вильнюса, а большинство сотрудников находится на Пхукете (всего в компании 150 человек). В результате получаем сильнейшую необходимость соединить всех этих людей.

С точки зрения донесения месседжей мы делаем трансляции с квартальных встреч с Пхукета, где CEO рассказывает, что происходит в компании и что её ждёт в будущем... Помимо квартальной трансляции есть ежемесячные письма всем сотрудникам с отчётом: никакой „промывки мозгов“, только цифры и факты. Если кому-то захочется поговорить о „миссии компании“, его, наверное, скинут в бассейн.

Внутренние исследования и интервью — хорошие способы понять, работают ли коммуникации».

Итак, коммуникации имеют огромное значение в бизнесе независимо от масштабов компании. Стимулируйте обмен информацией в компании, снимайте барьеры, получайте обратную связь для повышения эффективности командной работы. И главное — не прекращайте поиск методов и систем, которые помогали бы решать повседневные задачи быстрее и проще.

внутренние коммуникациикоманда
Поделиться
Запинить
Отправить
Facebook YouTube Telegram