Инструменты и сервисы для удаленной работы команды | Boodet.online

Бизнес-процессы

Инструменты и сервисы для удаленной работы команды | Boodet.online

Топ лучших сервисов, приложений и инструментов для удаленной работы команды по версии Boodet.online.

Поделиться
Запинить
Отправить

Лучшие инструменты для удаленной работы в команде

Удаленная работа — это совместный доступ к ресурсам и инструментам. Специальные программы помогают обмениваться идеями, отслеживать процесс выполнения задач, выделять лучших исполнителей, рассчитывать трудозатраты в часах, анализировать отзывы потребителей, управлять репутацией компании.

Отдельно стоят приложения, которые обеспечивают комфорт удаленной работы: балансировщики нагрузок, сети доставки контента, VPN. Специалисты Boodet.Online рассказывают, какое ПО вам может пригодиться.

Управление задачами и проектами

Первое, что необходимо для продуктивной удаленной работы — эффективное управление задачами и проектами. Есть множество приложений для этих целей, включая широко разрекламированный Trello. Рассмотрим подробнее программы, которые рекомендуют специалисты Boodet.Online.

Asana

Приложение для удаленной работы с удобной системой визуализации проектов и задач. Есть настраиваемые шаблоны, отслеживание прогресса выполнения, интеграция со Slack. Отдельно отметим высокий уровень безопасности данных в приложении — Asana работает по протоколу TLS 1.1, а сами данные хранятся в ЦОД SSAE от Amazon.

Разработчики ввели несколько специализированных паттернов:

  • для IT-проектов;

  • для менеджмента;

  • для управления ценными бумагами.

Бесплатная версия подойдет для небольших компаний (максимум 15 человек в команде), за неограниченное количество пользователей придется платить 10,99 долларов в месяц.

GanttPRO

Решение для удаленной работы на базе диаграмм Ганта. Можно планировать, назначать команды для каждой задачи, управлять ресурсами и бюджетом проектов. Командная подписка обойдется дешевле, чем частная (9 долларов в месяц против 15).

Что вы получите в корпоративной версии:

  • настраиваемые роли;

  • командный тренинг;

  • отслеживание процессов;

  • экспорт в PDF, PNG, XLSX;

  • поддержка вложений и комментариев;

  • высокий уровень безопасности данных.

Hive

Разработано на базе Kanban и Gantt. В качестве бонуса к стандартному набору для управления задачами и проектами — автоматическая отправка форм для сбора информации о ваших клиентах. Можно интегрировать с другими приложениями для удаленной работы: Zapier, Slack, Hubspot, Zoom. Более того, видеосвязь, аудиоконференции, чат, доски обсуждений и специальный раздел для обмена идеями во время мозгового штурма есть в самом Hive.

Рабочий процесс

Приложений для организации удаленного рабочего процесса много. Выбирая подходящее, четко определите потребности вашего бизнеса. Мы советуем подбирать программы, которые можно развернуть в облаке — это обеспечит централизованную настройку и управление.

Bitrix24

Удобное приложение для удаленной работы с функциями внутреннего и внешнего взаимодействия:

  • взаимоотношения с клиентами;

  • внутренняя коммуникация;

  • управление знаниями;

  • голосовая почта;

  • совместная работа с аудио и видео;

  • обмен файлами.

Простой программой с интуитивно понятным интерфейсом можно пользоваться бесплатно (только базовые возможности) или купить расширенные версии — от 39 до 199 долларов в месяц.

Miro

Платформа Miro не так известна, как Bitrix, но возможностей у нее больше. Отдельно стоит отметить интеграцию с другими приложениями для удаленной работы: Jira, Slack, Dropbox. Функционал бесплатной версии подойдет для малого и среднего бизнеса. Неограниченное количество пользователей, готовые шаблоны, совместное редактирование (не более трех проектов), чаты и конференции — есть все, что нужно для работы.

Основная причина, по которой Miro попала в рейтинг — возможность заказа кастом-версии программы, где будут:

  • списки доменов и журнал аудита;

  • расширенные возможности администрирования;

  • поддержка MSA;

  • платформа разработчика;

  • доступ к API;

  • управление данными.

ClickUp

Очень простой облачный инструмент для оптимизации всех бизнес-процессов, включая маркетинг, дизайн, разработку, продажи. Для анализа успешности выполнения задач или оценки индивидуальной производительности сотрудников применяется диаграмма Ганта.

Можно назначить иерархию процессов и задач, структурировать проекты по группам. Поддерживается интеграция со Slack. Высокий рейтинг ClickUp обусловлен вшитыми возможностями машинного обучения — программа рассчитает реалистичные сроки выполнения проекта и каждого его этапа, основываясь на полученных ранее данных.

Для проведения онлайн-встреч, брифингов, конференций

Функции коммуникации есть во многих сервисах для совместной удаленной работы — мы уже рассказывали про Miro и Bitrix24. Если сама программа для управления рабочими процессами не нужна, используйте платформы, которые разработаны исключительно для общения: очевидный Zoom и менее очевидные на фоне популярности первого GoToWebinar и ClickMeeting.

Zoom

Интерфейс простой и понятный, разберется даже новичок. Что есть для бизнеса:

  • потоковое HD-аудио и видео;

  • двойные потоки для нескольких экранов;

  • добавление гостей в режиме «только просмотр»;

  • одновременный общий доступ;

  • интерактивные доски;

  • групповые сообщения;

  • совместные аннотации;

  • обмен файлами;

  • VoIP без ограничений для более чем 60 стран;

  • контроль безопасности на основе ролей;

  • шифрование SSL;

  • доступ по HTTPS.

Можно использовать бесплатную версию или получить дополнительно облачное хранилище, REST API, брендирование, интеграцию LTI в платных версиях.

GoToWebinar

GoToWebinar поддерживает запись вебинара для последующей рассылки и формат онлайн-конференции. Заявлены возможности автоворонки и генерации лидов, но лучше это делать с помощью специального софта. Есть встроенные опции для брендирования и обмен файлами. В платной версии, помимо VoIP и GoToStag, будет видеоредактор и стенографирование.

ClickMeeting

Программа для удаленной работы с возможностью делиться записями вебинаров в Facebook и YouTube Live. Есть персонализация элементов и простейшая аналитика. Разработчики не забыли и о монетизации — товары и услуги в презентации можно оплачивать онлайн из приложения.

Бесплатно ClickMeeting можно получить только в формате триала, в самом недорогом пакете включено облачное хранилище, независимый доступ к учетным записям, параллельные сессии и дополнительные видеопотоки.

Корпоративное общение и мессенджеры

Общение внутри компании проще всего организовать с помощью встроенных возможностей инструментов для удаленной работы. Практически в каждой программе есть опция чата. Альтернатива — стандартные мессенджеры, которыми пользуются абсолютно все.

Telegram

Легендарный мессенджер, который пригодится не только для рассылки мемов друзьям. Создание групп и чатов в один клик, назначение ролей, надежное шифрование. Ваши бизнес-данные никогда не будут переданы третьим лицам без вашего согласия.

WhatsApp

Корпоративный чат можно открыть на мобильном или компьютере. Можно интегрировать WhatsApp в CRM (например, AMO). Единственный минус — нет API для настраиваемых решений по интеграции.

Для хранения рабочих файлов

Если ваша команда работает удаленно, понадобится облачное хранилище. Как выбрать подходящее? Все зависит от объема данных и требований к безопасности. Мы рекомендуем пользоваться приложениями для удаленной работы, которые легко масштабировать и в которых есть возможность тонкой настройки доступа. Как сделать правильный выбор:

  • если нужна многофункциональность, выбирайте Box, Google Drive или pCloud;

  • для развертывания на базе девайсов Apple — Amazon, Dropbox или Google Drive;

  • надежное резервное копирование — IDrive;

  • лучший интерфейс и удобное управление — Dropbox;

  • для Linux — Box;

  • высокий уровень безопасности данных — Box, pCloud;

  • для тех, кто на Windows — OneDrive.

OneDrive

Идеальное хранилище для развертывания на Windows. Это не значит, что на других ОС это приложение развернуть нельзя. OneDrive можно установить на Android, iOS, Windows Phone и даже Xbox. Есть интеграция с офисными продуктами, одновременное редактирование документов. Для тех, кто уже пользуется лицензионной версией Office365, хранилище можно расширить на один терабайт всего за 6,99 долларов в месяц.

pCloud

Молодое приложение для удаленной работы предлагает гибкие планы подписки с дополнительными функциями, среди которых стоит отметить SmartSync. pCloud можно использовать как виртуальный жесткий диск.

Box

Box ориентирован на малый и средний бизнес. Помимо хранения файлов, есть ряд инструментов для совместной работы, интеграция с различными сторонними приложениями. В бесплатной пробной версии будет 10 Гб дискового пространства. Совместимо с Linux.

Тайм-менеджмент

Как выбрать программу для тайм-менеджмента в команде? Для начала определите ключевые потребности. Современные приложения могут поддерживать:

  • ведение базы данных сотрудников;

  • управление расписанием;

  • разделение часов на оплачиваемые и неоплачиваемые;

  • расчет заработной платы и биллинг;

  • учет отпуска.

Далее определите способ развертывания:

  • SaaS;

  • мобильные ОС;

  • серверные и облачные ОС.

В зависимости от того, какие еще приложения использует ваша компания, ищите программы для учета времени, которые интегрируются с:

  • Jira;

  • Trello;

  • GitHub;

  • Asana и т.д.

Далее рассмотрим приложения учета времени для удаленной работы, которые мы рекомендуем.

My Hours

Очень удобный сервис для удаленной работы. Можно разделить часы для разных проектов, делегировать задачи и контролировать их выполнение. Есть подробные отчеты как для команды, так и для заказчиков. Программу можно развернуть в облаке или просто установить на мобильный телефон. Единственный минус — нет своего API, но производители обещают этот момент доработать.

Toggl

Уникальное решение, которое можно развернуть на любой платформе. Простой, интуитивно понятный интерфейс подойдет для сотрудников, которые раньше не работали на удаленке. Можно выставлять счета, учитывать отпуска и сверхурочные часы. Приложение постоянно обновляется, для бизнеса будет достаточно даже бесплатной версии, в которой есть:

  • массовое редактирование;

  • поддержка PDF (экспорт), CSV (импорт и экспорт);

  • подробные сводные отчеты;

  • архивирование проектов;

  • настраиваемые уровни доступа;

  • интеграция с Asana, GitHub, Basecamp, Freshbooks;

  • удобное расширение для Google.

Timeular

Приложение для тех, кому нужна высокая производительность. Время и прогресс выполнения задач отслеживается в непрерывном потоке, при этом не нужно устанавливать дополнительные программы. Есть трекер полезного времени, который поможет оптимизировать выполнение задач и справедливо премировать наиболее успешных сотрудников.

Бесплатно Timeular предоставляется только в формате триала, ежемесячная подписка будет стоить 7 долларов в месяц.

Продуктивность процесса и аналитика

Продуктивность выполнения задач и закрытия проектов можно отслеживать в любом установленном приложении для организации удаленной работы: Asana, Hive, Bitrix24, Toggl. Мы рассмотрим инструменты маркетинга, которые помогают оценить неучтенные в других сервисах аспекты:

  • отзывы покупателей;

  • количество лидов с проекта;

  • управление репутацией.

Отзывы покупателей

Для того чтобы проанализировать реальную востребованность продукта, воспользуйтесь инструментом для анкетирования и сбора обратной связи Survey Monkey. Это онлайн-платформа для проведения опросов. Есть опция создания экспертно-кураторских шаблонов анкет. Сервис используют для получения полной картины при исследовании рынка.

Количество лидов с проекта

Универсальная маркетинговая платформа ActiveCampaign подойдет для бизнеса любого масштаба. Сочетает в себе возможности автоматизации маркетинга и взаимоотношений с клиентами. Есть возможность проанализировать количество лидов с каждого проекта.

Управление репутацией

Позитивный имидж бренда помогает бизнесу расти. Оценить репутацию и выработать стратегию для ее улучшения можно с помощью специальных приложений, например, Trustpilot. Можно собирать и анализировать отзывы о компании, планировать стратегию работы с обратной связью.

Прочие полезные инструменты

Совместная удаленная работа над проектом потребует грамотного распределения ресурсов, настройки ролей и уровней доступа, VPN, ПО для доставки контента и управления базами данных.

Балансировка нагрузки

При совместном доступе к ресурсам данные генерируются в огромном количестве. Мониторинг сетевого трафика помогает повысить отзывчивость приложений для удаленной работы. Программное обеспечение для балансировки нагрузки распределяет сетевой или прикладной трафик по кластеру серверов, используя разные методы. Это, в свою очередь, способствует минимизации нагрузки на отдельный сервер и помогает расширить инфраструктуру сервера приложений.

Что использовать: NGINX Plus, Loadbalancer.org, LoadMaster.

Резервное копирование

Резервного копирование — это важный этап защиты данных. ПО для него позволит сжать большие объемы информации в небольшие файлы. Такой софт обычно имеет возможность централизованного управления, защищает резервные копии методом шифрования, поддерживает целостность.

Что использовать: Backblaze, Acronis Backup and Recovery, Carbonite.

VPN

VPN — это виртуальные частные сети. Обеспечивают безопасный доступ к сети, защищают данные в интернете и гарантируют, что онлайн-активность не будет отслеживаться без необходимости.

Что использовать: ExpressVPN, IPVanish VPN, CyberGhost VPN.

Сети доставки контента

Сеть доставки контента (CDN) — это географически распределенная группа серверов, работающих вместе для обеспечения быстрой доставки цифрового контента через интернет. Программное обеспечение CDN используется для минимизации времени загрузки сайта и повышения производительности. Услуги включают маршрутизацию запросов, веб-кэширование, балансировку нагрузки на сервер.

Что использовать: Cloudflare, Akamai, KeyCDN.

Заключение

Существует множество полезных и критически необходимых приложений для удаленной работы. Чтобы подобрать софт, которые идеально закроет потребности вашего бизнеса, обратитесь к специалистам Boodet.Online.

Поделиться
Запинить
Отправить

Возможно вам так же будет интересно:

Чем заменить многим надоевший стандарт

Истории взросления и преодоления с неизменным катарсисом в конце