Правила эффективного совещания

Бизнес-процессы

Правила эффективного совещания

Советы, которые помогут избежать мучительных часов в переговорке

Поделиться
Запинить
Отправить

По мере развития компании количество проводимых корпоративных собраний растет более высокими темпами, чем число нанимаемых работников. При расширении штата сотрудников задачи координации заметно усложняются. Многие компании используют ненадлежащие нормы профессиональной этики, в связи с чем большая часть времени расходуется впустую. Следующие советы призваны помочь повысить эффективность проводимых корпоративных собраний.

Приглашайте на собрания только тех, чье присутствие необходимо

Обязательно ли заполнять комнату для собраний толпой в 20 человек? Постарайтесь разделить всех работников на три категории:

  1. Те, без кого нельзя провести собрания;
  2. Те, чье присутствие на встрече является желательным;
  3. Те, кто должен присутствовать на собрании только лишь в связи с установленным регламентом компании.

Заранее определите обсуждаемые вопросы

Какие темы будут обсуждаться на собрании? Сколько времени займет рассмотрение одной темы? Быть может, установленную по регламенту часовую встречу удастся сократить вдвое? Подобно планированию свадебной процессии, корпоративные собрания должны занимать отведенное для них время.

Постарайтесь дать ответы на следующие вопросы:

  1. Должны ли участники собрания быть к нему подготовленными заранее?
  2. Имеется ли документация или какие-то предварительные сведения, с которыми могли бы ознакомиться участники собрания перед его непосредственным проведением?

Настройте вспомогательное оборудование

Если вы руководите встречей и способны внести соответствующие настройки, постарайтесь прибыть заранее. Настройте телефонную линию или проектор для презентации. Лучше сделать все заранее, чем тратить как минимум 5 минут времени участников собрания.

Если зал для проведения встреч забронирован по четкому графику (частое явление в развивающихся компаниях, которые всегда испытывают проблемы с недостатком свободного места), попасть в него заранее весьма проблематично. Некоторые компании практикуют метод «+05». То есть, фактически собрание начинается, например, в 14:05, но его руководитель может начать подготовку в 14:00, имея 5 минут в запасе.

Откажитесь от собрания, если нет причин его проводить

Пересмотрите предлагаемые к рассмотрению вопросы и цели собрания. Оно необходимо для принятия важных решений в отношении продукции компании? Требуется задействовать метод «мозгового штурма» для поиска новых функциональных возможностей? Необходимо обсудить статистику последних продаж и определить ключевые цели?

Если обсуждение одной и той же проблемы на еженедельном собрании не приводит к требуемым результатам, следует задуматься о поиске других путей ее решения. Не нужно проводить пять и более встреч, посвященных одной и той же теме.

Назначьте ответственных за ведение записей

Кто сможет вести журнал собрания? Необходимо записывать ключевые моменты в ходе проведения любой корпоративной встречи, на которой присутствуют от трех-четырех человек. Ведущий может назначить ответственного за ведение записей.

В некоторых случаях ведение журнала может быть запрещено законом или корпоративной этикой. Лучше заранее проконсультироваться с уполномоченным лицом для решения данной проблемы.

Уведомите сотрудников о принятых решениях, открыв доступ к журналу собрания

Заметки из журнала собрания помогут остальным работникам узнать о том, какие вопросы обсуждались и какие решения были приняты. Они значительно повышают уровень осведомленности о текущем положении дел не присутствовавших на встрече сотрудников компании.

Журнал должен содержать следующую информацию:

  • Предмет или тема собрания.
  • Дата проведения.
  • Кто присутствовал.
  • Вопросы/ответы.
  • Повестка дня.
  • Подробные разъяснения.

Разгрузите календарь предстоящих встреч

График собраний у многих компаний буквально переполнен ненужными встречами. Попросите ответственных лиц провести ревизию календаря, чтобы встречи проводились не чаще, чем раз в квартал. Определите, какие из оставшихся запланированных собраний способны принести реальную пользу? Кто должен присутствовать на них? Рекомендуется варьировать список приглашенных лиц.

митингипланерки
Поделиться
Запинить
Отправить
Facebook YouTube Telegram