Администрирование
Инструкция по созданию корпоративной почты со своим доменом. Бесплатные и платные варианты. Преимущества корпоративной почты для бизнеса.
Несмотря на то, что общение с партнерами и клиентами ведется чаще всего в мессенджерах (WhatsApp, Telegram) или на досках приложений для удаленной работы (Trello, Hive, Asana), корпоративная электронная почта по-прежнему является важным инструментом развития бизнеса, если использовать ее правильно. Зачем нужны e-mail — рассказывают специалисты Boodet.Online.
Что такое корпоративная почта и в чем ее отличие от личной? И личные, и корпоративные e-mail чаще всего создают на одинаковых сервисах: Google, Mail, Yandex. Только в личной после @ будет адрес домена сервера (например, @gmail.com), а в корпоративной — адрес домена компании (например, @mybuisiness.com).
Количество адресов зависит от того, сколько отделов в компании и ведут ли конкретные сотрудники рабочую переписку от своего имени. Традиционно почти в любой фирме есть отделы маркетинга, продаж, рекламы, бухгалтерия. У крупного бизнеса будут юридические отделы, пресс-секретари. Первая часть адреса должна соответствовать названию отдела — так получателю будет проще сканировать входящие письма.
Помимо корпоративной почты отделов, будут и ящики для отдельных сотрудников.
Зачем вообще нужна корпоративная почта? Можно ли обойтись без нее? Теоретически можно: вся деловая переписка может вестись в мессенджерах или в специальных рабочих приложениях. Это даже в некоторых моментах удобнее, чем общаться по e-mail — не придется беспокоиться, что ваше письмо попало в спам, а в мессенджеры можно отправлять файлы практически любого размера (в Gmail, например, максимальный объем вложений — 25 Мб).
Так какие преимущества есть у корпоративной почты?
Повысить узнаваемость бренда, сформировать лояльное отношение аудитории, привлечь новую ЦА — это то, что можно сделать с помощью корпоративной почты. Но только в совокупности с грамотной стратегией SEO-продвижения, маркетинга и PR.
Сам по себе ящик никак не повлияет на узнаваемость. Главное — контент, который будет с этого адреса приходить. Для того чтобы письма от бренда не попадали в спам, они должны быть полезными и умеренно частыми. Что это значит? Например, не нужно рассылать предложение о скидках два раза в день — такая навязчивость нервирует. Лучше сделать еженедельную рассылку со списком всего, что может заинтересовать клиентов.
Tone of voice — это новый инструмент для России в продвижении бизнеса. Вы уже прошли этап брендирования, умеете разрабатывать логотипы, внедрять графические элементы, придерживаться цветовой концепции бренда. Но соблюдать Tone of voice — это кое-что новое и очень полезное.
Точно так же, как создаются фирменные цвета и элементы, должен создаваться и Голос бренда. Что это значит? Все отделы и представители компании должны обращаться к клиентам и партнерам одинаково. Голоса надо придерживаться везде — на сайте, в приложении, в рассылках, в чатах. Например, если на сайте используется слово «реклама», а не «PR», то и адрес почты должен быть reklama@.
Для малого и среднего бизнеса важно соблюдать этикет деловой переписки. Корпоративная почта нужна для того, чтобы партнеры воспринимали вас серьезно. Руководитель отдела закупок завода вряд ли прочитает коммерческое предложение, отправленное с личного ящика.
Грустно это признавать, но уровень компьютерной грамотности населения до сих пор низкий. Некоторые руководители предприятий до сих пор подходят к секретарям с просьбами отправить e-mail. Такие люди со скепсисом относятся к удобному, современному формату предложений о товарах и услугах — лендингам. Несмотря на то, что разместить прайс-лист и предложение удобнее на одностраничном сайте, для многих партнерских взаимоотношений все еще требуется отправка этого же файла по электронной почте. Естественно, с корпоративной почты, иначе несолидно.
Объективное преимущество корпоративной почты — высокий уровень безопасности. Ее сложно взломать благодаря тонкой настройке уровней доступа. Это важно для тех, кто не хочет, чтобы бизнес-переписка попала в руки злоумышленников. Несмотря на то, что уровень защиты таких e-mail выше, чем личных, мы не рекомендуем отправлять персональные данные по почте.
Создать корпоративную почту — это просто, специфические навыки не нужны. Если у вас есть CMS, то, скорее всего, есть опция создания e-mail. Например, WordPress предлагает учетные записи всего за 5 долларов. Помимо CMS, можно воспользоваться привычными почтовыми службами: Mail, Yandex и Google.
Формально использование корпоративной почты бесплатное. Однако если нужно больше места на сервере, письма без сторонней рекламы и настраиваемые уровни доступа — придется заплатить. Чаще всего бесплатно можно создать только один ящик — этого хватит для ИП, но будет недостаточно, если в компании более одного отдела.
Google — это компания, которая предлагает множество полезных продуктов, и все они интегрированы друг с другом. Например, Gmail «дружит» с приложениями Google Meet, Google Chat, Google Docs, Google Drive. Чтобы зарегистрировать корпоративную почту на Google, понадобится приложение G Suite. Им можно пользоваться бесплатно две недели, потом придется заплатить от 5,40 до 25 долларов в месяц за одного пользователя (без учета налогов).
Mail.ru Group уже давно начали предлагать действительно функциональные продукты. Например, в почте есть функции аудио- и видеозвонков, ящики защищают от вирусов и спама совместно с Kaspersky Lab, есть опции мониторинга действий сотрудников. В бесплатной версии нет ограничений на размер ящика. В платных версиях будет корпоративный мессенджер, облачное хранилище, интеграция по API, брендирование писем. Стоимость будет зависеть от количества пользователь, минимальная цена — 4990 рублей в месяц.
Mail.ru Group серьезно относятся к облачным технологиям. Для особо требовательного бизнеса есть интересные опции корпоративной почты:
резервное копирование в надежное хранилище;
кастомизация;
помощь в развертывании экосистемы на сервере компании;
интеграция с Data Leak Protection.
Яндекс предлагает простую миграцию, собственную защиту от вирусов и календарь. Чтобы не было рекламы и можно было создать несколько ящиков, придется платить по 129 рублей ежемесячно за каждого пользователя.
Мы рекомендуем вначале создать бесплатный ящик, чтобы понять, удобно ли работать в интерфейсе. Это легко сделать на любой общедоступной платформе — практически везде есть понятные гайды и видеоинструкции.
Создайте учетную запись, зайдите в бизнес-раздел и подключите домен.
Подтвердите домен.
Потребуется добавить и настроить записи: MX, SPF, DKIM. Подробные инструкции будут внизу описания каждого шага.
Зайдите на G Suite.
Добавьте домен и заполните контактную информацию.
Подтвердите домен — Google предложит разные варианты и объяснит, что именно нужно сделать.
Добавьте записи SPF и DKIM.
Создайте учетную запись Яндекс.
Войдите в сервис почты и перейдите в специальную вкладку.
Подтвердите домен.
Добавьте записи MX, SPF, DKIM.
Инструкция по созданию корпоративной почты со своим доменом. Бесплатные и платные варианты. Преимущества корпоративной почты для бизнеса.
Какие риски у ИТ-проектов? Как предупредить эти риски и вовремя идентифицировать? Как управлять рисками? Защитите свой стартап на первых этапах развития.
Основные особенности построение и проектирования ИТ-инфраструктуры. Какие этапы можно выделить? На что обращать внимание? Как заранее предупредить опасности для инфраструктуры.
Сетевой протокол SSH - в чем технология работы? Преимущества SSH перед FTP, Техника