Как создать корпоративную почту со своим доменом | Boodet.online

Что такое корпоративная почта и в чем ее отличие от личной? И личные, и корпоративные e-mail чаще всего создают на одинаковых сервисах: Google, Mail, Yandex. Только в личной после @ будет адрес домена сервера (например, @gmail.com), а в корпоративной — адрес домена компании (например, @mybuisiness.com).

Количество адресов зависит от того, сколько отделов в компании и ведут ли конкретные сотрудники рабочую переписку от своего имени. Традиционно почти в любой фирме есть отделы маркетинга, продаж, рекламы, бухгалтерия. У крупного бизнеса будут юридические отделы, пресс-секретари. Первая часть адреса должна соответствовать названию отдела — так получателю будет проще сканировать входящие письма.

Помимо корпоративной почты отделов, будут и ящики для отдельных сотрудников.

Зачем вообще нужна корпоративная почта? Можно ли обойтись без нее? Теоретически можно: вся деловая переписка может вестись в мессенджерах или в специальных рабочих приложениях. Это даже в некоторых моментах удобнее, чем общаться по e-mail — не придется беспокоиться, что ваше письмо попало в спам, а в мессенджеры можно отправлять файлы практически любого размера (в Gmail, например, максимальный объем вложений — 25 Мб).

Так какие преимущества есть у корпоративной почты?

Повышение узнаваемости бренда

Повысить узнаваемость бренда, сформировать лояльное отношение аудитории, привлечь новую ЦА — это то, что можно сделать с помощью корпоративной почты. Но только в совокупности с грамотной стратегией SEO-продвижения, маркетинга и PR.

Сам по себе ящик никак не повлияет на узнаваемость. Главное — контент, который будет с этого адреса приходить. Для того чтобы письма от бренда не попадали в спам, они должны быть полезными и умеренно частыми. Что это значит? Например, не нужно рассылать предложение о скидках два раза в день — такая навязчивость нервирует. Лучше сделать еженедельную рассылку со списком всего, что может заинтересовать клиентов.

Tone of voice

Tone of voice — это новый инструмент для России в продвижении бизнеса. Вы уже прошли этап брендирования, умеете разрабатывать логотипы, внедрять графические элементы, придерживаться цветовой концепции бренда. Но соблюдать Tone of voice — это кое-что новое и очень полезное.

Точно так же, как создаются фирменные цвета и элементы, должен создаваться и Голос бренда. Что это значит? Все отделы и представители компании должны обращаться к клиентам и партнерам одинаково. Голоса надо придерживаться везде — на сайте, в приложении, в рассылках, в чатах. Например, если на сайте используется слово «реклама», а не «PR», то и адрес почты должен быть reklama@.

Деловой этикет

Для малого и среднего бизнеса важно соблюдать этикет деловой переписки. Корпоративная почта нужна для того, чтобы партнеры воспринимали вас серьезно. Руководитель отдела закупок завода вряд ли прочитает коммерческое предложение, отправленное с личного ящика.

Низкая компьютерная грамотность и скептицизм

Грустно это признавать, но уровень компьютерной грамотности населения до сих пор низкий. Некоторые руководители предприятий до сих пор подходят к секретарям с просьбами отправить e-mail. Такие люди со скепсисом относятся к удобному, современному формату предложений о товарах и услугах — лендингам. Несмотря на то, что разместить прайс-лист и предложение удобнее на одностраничном сайте, для многих партнерских взаимоотношений все еще требуется отправка этого же файла по электронной почте. Естественно, с корпоративной почты, иначе несолидно.

Безопасность

Объективное преимущество корпоративной почты — высокий уровень безопасности. Ее сложно взломать благодаря тонкой настройке уровней доступа. Это важно для тех, кто не хочет, чтобы бизнес-переписка попала в руки злоумышленников. Несмотря на то, что уровень защиты таких e-mail выше, чем личных, мы не рекомендуем отправлять персональные данные по почте.

Создать корпоративную почту — это просто, специфические навыки не нужны. Если у вас есть CMS, то, скорее всего, есть опция создания e-mail. Например, WordPress предлагает учетные записи всего за 5 долларов. Помимо CMS, можно воспользоваться привычными почтовыми службами: Mail, Yandex и Google.

Формально использование корпоративной почты бесплатное. Однако если нужно больше места на сервере, письма без сторонней рекламы и настраиваемые уровни доступа — придется заплатить. Чаще всего бесплатно можно создать только один ящик — этого хватит для ИП, но будет недостаточно, если в компании более одного отдела.

Google

Google — это компания, которая предлагает множество полезных продуктов, и все они интегрированы друг с другом. Например, Gmail «дружит» с приложениями Google Meet, Google Chat, Google Docs, Google Drive. Чтобы зарегистрировать корпоративную почту на Google, понадобится приложение G Suite. Им можно пользоваться бесплатно две недели, потом придется заплатить от 5,40 до 25 долларов в месяц за одного пользователя (без учета налогов).

Mail

Mail.ru Group уже давно начали предлагать действительно функциональные продукты. Например, в почте есть функции аудио- и видеозвонков, ящики защищают от вирусов и спама совместно с Kaspersky Lab, есть опции мониторинга действий сотрудников. В бесплатной версии нет ограничений на размер ящика. В платных версиях будет корпоративный мессенджер, облачное хранилище, интеграция по API, брендирование писем. Стоимость будет зависеть от количества пользователь, минимальная цена — 4990 рублей в месяц.

Mail.ru Group серьезно относятся к облачным технологиям. Для особо требовательного бизнеса есть интересные опции корпоративной почты:

• резервное копирование в надежное хранилище;

• кастомизация;

• помощь в развертывании экосистемы на сервере компании;

• интеграция с Data Leak Protection.

Yandex

Яндекс предлагает простую миграцию, собственную защиту от вирусов и календарь. Чтобы не было рекламы и можно было создать несколько ящиков, придется платить по 129 рублей ежемесячно за каждого пользователя.

Мы рекомендуем вначале создать бесплатный ящик, чтобы понять, удобно ли работать в интерфейсе. Это легко сделать на любой общедоступной платформе — практически везде есть понятные гайды и видеоинструкции.

1. Создайте учетную запись, зайдите в бизнес-раздел и подключите домен.

2. Подтвердите домен.

3. Потребуется добавить и настроить записи: MX, SPF, DKIM. Подробные инструкции будут внизу описания каждого шага.

1. Зайдите на G Suite.

2. Добавьте домен и заполните контактную информацию.

3. Подтвердите домен — Google предложит разные варианты и объяснит, что именно нужно сделать.

4. Добавьте записи SPF и DKIM.

• Создайте учетную запись Яндекс.

• Войдите в сервис почты и перейдите в специальную вкладку.

• Подтвердите домен.

• Добавьте записи MX, SPF, DKIM.